Программа для проектной организации: загрузка, трудозатраты, маржа
Программа для проектной организации — это система, которая считает, сколько часов и каких специалистов требует каждый проект, сверяет план с фактом и показывает, сколько заработал контракт. В отличие от таск-трекера, она знает разделы проектной документации, стадии П и Р, должности ГИП и ГАП и нормо-часы на 10 000 м². НормоПлан — такая система для проектных бюро, институтов и инжиниринговых компаний.
Чем проектная организация отличается от обычной проектной команды
Продукт проектной организации — комплект документации. Его трудоёмкость определяют площадь объекта, тип здания и состав разделов, а не число задач в списке. Поэтому система управления проектной организацией строится на другой модели данных, чем универсальный планировщик.
- Трёхуровневая структура. Проект делится на стадии (объекты), а стадия — на работы (контракты). Внутри работы — разделы ПД: АР, КР, ИОС и другие.
- Трудоёмкость от нормативов. Часы считаются на 10 000 м² по связке «раздел, должность, тип проекта». Для многоэтажек есть расчёт по типовому этажу.
- Одни и те же люди на нескольких объектах. Специалист может подменять коллегу с другой должности, но медленнее или быстрее профильного. Для этого задаётся коэффициент совмещения.
- Руководящие роли. Часы ГИПа и другой управляющей должности считаются долей от часов подчинённых.
- Календарь. Работа не ставится на дни отпуска, а производственный календарь определяет доступный фонд времени.
Когда всё это живёт в разных файлах, ответ на вопрос «хватит ли людей на новый контракт и что мы на нём заработаем» собирается днями. Как считать загрузку вручную, разобрано в статье о ресурсном планировании проекта. Как собирать часы без борьбы с табелем — в гайде по учёту трудозатрат по проектам. Как три контура складываются в деньги — в разборе экономики проектного бюро.
Какие задачи закрывает программа для проектной организации
У каждой роли свой вопрос к данным. Ниже — что отвечает на них НормоПлан.
Директор
Видит по каждому проекту стоимость контракта, расчётную и фактическую себестоимость и маржу в рублях и процентах. Отклонения подсвечены: зелёный — экономия, красный — перерасход. По должностям показан дефицит: сколько специалистов нужно по нормативу, сколько закрыто своими и замещающими, сколько не покрыто. Рядом стоит рекомендация, сколько человек нанять и с какой даты.
ГИП и руководитель проекта
Работает с Гантом назначений по каждой работе: правка назначения мгновенно пересчитывает загрузку. Если людей не хватает, на работе появляется предупреждение «Не хватает N сотрудников». Прогресс считается как факт к плану по часам. Себестоимость и маржа руководителю проекта намеренно не показываются.
Руководитель отдела
Смотрит тепловую матрицу «сотрудник на дату», перегрузы с датой начала и числом дней подряд, отпуска и оргструктуру. Эти данные помогают перераспределить людей до того, как сорвётся срок. Сотрудники списывают часы в веб-мастере или голосом через Telegram-бота. Запись попадает в учёт только после подтверждения человеком.
Экономист и бухгалтер
Загружают отчёты из 1С:ЗУП, и месячный ФОТ с налогами распределяется по работам пропорционально фактическим часам. Дополнительные расходы вводятся вручную или шаблоном Excel. На выходе — отчёт «ФОТ за месяц по объектам» с выгрузкой.
Из чего состоит программа
Модули работают на одних данных. Подробности по каждому — на страницах возможностей.
Excel, универсальная система или отраслевая программа
Три подхода решают разные задачи. Сравнение ниже описывает классы решений, а не конкретные продукты.
| Критерий | Excel и таблицы | Универсальная система управления проектами | Отраслевая программа (НормоПлан) |
|---|---|---|---|
| Разделы ПД, стадии, должности | Вносятся вручную | Модель собирают при внедрении | Заложены в модель |
| Потребность в людях от площади | Формулы пишет автор файла | Нужно настроить нормативы | Считает алгоритм по нормативам |
| Факт часов | Отдельный табель | Есть учёт времени | Списание по структуре контракта, в том числе голосом |
| Себестоимость из ФОТ | Сводится вручную из 1С | Зависит от конфигурации | ФОТ с налогами по часам |
| Нормативы по факту | Пересматриваются вручную | Не предусмотрены | Предложения по калибровке по завершённым работам |
| Когда подходит | Пока проектов два-три | Когда нужны сетевые графики для разных отраслей | Когда главные вопросы — нормо-часы, загрузка и маржа |
Если выбираете между НормоПлан и экосистемой 1С, различия разобраны в сравнении с 1С:PM. Если ищете замену MS Project — в материале об импортозамещении MS Project.
Как выбрать программу: пять критериев
- Считает ли она потребность, а не только хранит план. Спросите, откуда берутся часы по разделу и что происходит при смене площади или сроков.
- Как собирается факт. Если списание часов занимает больше пары минут в день, оно перестанет работать. Проверьте мобильный сценарий и подтверждение записей.
- Откуда берутся деньги. Себестоимость должна опираться на реальный ФОТ с налогами. Уточните, какие отчёты принимает система и нужны ли доработки.
- Прозрачность расчёта. Формулы должны быть открыты, а AI-подсказки отделены от расчёта. В НормоПлан план и деньги считает детерминированный алгоритм, AI только подсказывает, решает человек. Формулы описаны в разделе «Математика» пользовательского гайда.
- Размещение и права. Нужна ли установка на свои серверы, кто видит финансы, можно ли открыть заказчику доступ к его контракту.
Стоимость по тарифам — на странице цен.
С чего начать внедрение
Начинать не нужно с полной модели организации. Стартовые нормативы уже есть, их калибруют по мере накопления факта. Порядок такой.
- Справочники: должности, ставки, типы проектов и состав разделов.
- Команда и контракты: сотрудники, действующие работы, площади и сроки.
- Факт и деньги: списание часов и первая загрузка отчётов 1С:ЗУП.
Доработки под заказчика делаются за недели, а не кварталы. Сроки запуска зависят от числа проектов и людей. Ориентиры и взгляд руководителя на эти данные — на странице управления проектным бюро.
Для каких организаций
Модель настроена под разные типы проектных организаций.
Частые вопросы
Чем программа для проектной организации отличается от таск-трекера?
Таск-трекер ведёт задачи и сроки, но не знает, сколько часов требует раздел проектной документации и хватит ли специалистов на новый контракт. Отраслевая программа считает потребность из площади объекта, типа проекта и нормативов, сверяет её с фактом списанных часов и выводит себестоимость и маржу контракта. Разделы ПД, стадии, должности ГИП и ГАП в НормоПлан заведены как часть модели данных.
Как программа считает загрузку и потребность в людях?
Плановые часы считает алгоритм: площадь объекта приводится к базе 10 000 м² и умножается на норматив по связке «раздел, должность, тип проекта». Людей на работу система назначает автоматически, а ручное назначение доступно всегда. Если специалистов не хватает, на работе появляется предупреждение. Это плановая оценка по ролям и неделям, а не обещание точности по дням: нормативы калибруются по факту завершённых работ.
Работает ли программа с 1С?
НормоПлан работает с выгрузками типовых отчётов из 1С:ЗУП без доработок: анализ зарплаты по сотрудникам, налоги и взносы, табель. Файлы Excel загружаются раз в месяц, а ФОТ ложится в себестоимость объектов. Экономика контрактов с ФОТ из 1С доступна с тарифа «Бюро». Прямая интеграция с 1С запускается в разработку по запросу клиента.
Кто в организации видит деньги, а кто только часы?
Права зависят от роли. В системе шесть ролей, их можно сочетать: администратор, руководитель предприятия, руководитель проекта, сотрудник, бухгалтер и внешний пользователь. Руководитель проекта видит прогресс и часы, но не видит себестоимость и маржу. Финансы доступны руководителю предприятия, бухгалтеру и администратору. Заказчику можно выдать ограниченную учётную запись «только мои проекты».
Где хранятся данные и можно ли поставить систему на свои серверы?
Есть два варианта: развёртывание на инфраструктуре заказчика (on-premise) или облако в России. Резервные копии делаются ежедневно и хранятся 30 дней. Работа идёт из браузера.
Подходит ли программа небольшому бюро?
Да. Нормативы стартуют из коробки, а потом подстраиваются под ваш факт, поэтому не нужно собирать модель с нуля. НормоПлан внедрён в проектном бюро на 50 сотрудников. Крупным организациям, которым важно хранить данные у себя, подходит on-premise.